1. เตรียมข้อมูลในไฟล์ต้นฉบับ
เริ่มจากไฟล์ Excel หรือ CSV ที่มีหัวคอลัมน์ชัดเจน เก็บรหัสคำสั่งซื้อจากระบบต้นทางไว้ เพื่อใช้จับรายการซ้ำและอ้างอิงเมื่อค้นหาออเดอร์ภายหลัง ดาวน์โหลดไฟล์ตัวอย่างได้จากหน้านำเข้าออเดอร์
แยกชื่อผู้รับออกจากชื่อบัญชีลูกค้าหรือชื่อเพจ ตรวจเบอร์โทรให้ครบ และเก็บตำบล อำเภอ จังหวัด รหัสไปรษณีย์ รวมถึงบ้านเลขที่ไว้เท่าที่มี หากรหัสไปรษณีย์หรือเบอร์โทรมีเลขศูนย์นำหน้า ควรตั้งรูปแบบเซลล์เป็นข้อความเพื่อรักษาเลขไว้
- รหัสคำสั่งซื้อจากต้นทาง
- ชื่อผู้รับและเบอร์โทร
- บ้านเลขที่ ตำบล อำเภอ จังหวัด รหัสไปรษณีย์
- ชื่อสินค้า หรือ SKU พร้อมจำนวน
- ยอด COD และข้อมูลช่องทางหรือเพจที่มี
2. อัปโหลดและตรวจการจับคู่คอลัมน์
เลือกนำเข้าออเดอร์ อัปโหลดไฟล์ แล้วตรวจว่าคอลัมน์ของไฟล์จับคู่กับช่องข้อมูลที่ต้องการถูกต้อง โดยเฉพาะชื่อผู้รับ เบอร์โทร ที่อยู่ รหัสคำสั่งซื้อ และ COD อย่าใช้ชื่อคอลัมน์เพียงอย่างเดียวตัดสิน ควรดูค่าจริงในตัวอย่างประกอบ
ยอดรวมของออเดอร์ที่นำเข้าใช้ค่าจากคอลัมน์ COD ไม่ได้นำราคาสินค้าหรือส่วนลดในไฟล์มาคำนวณแทน ดังนั้นต้องตรวจการจับคู่ COD และยอดแต่ละรายการก่อนยืนยัน
3. จับคู่สินค้ากับคลังของร้าน
ตรวจชื่อสินค้า SKU และจำนวน แล้วจับคู่กับสินค้าในระบบ การผูกสินค้ากับคลังทำให้ทีมเห็นสินค้าที่ต้องเตรียมและจำนวนที่เกี่ยวข้องกับสต็อก หากมีสินค้าใหม่ ให้ผู้ที่มีสิทธิ์จัดการสินค้าเพิ่มข้อมูลให้เรียบร้อย
รายการสินค้าไม่ครบ จำนวนไม่ถูกต้อง หรือยังจับคู่ไม่ได้ ต้องให้แอดมินตรวจและแก้ไข อย่าตีความข้อความโปรโมชัน เช่น 1 แถม 1 ว่าเป็นจำนวนสินค้าสำเร็จรูปโดยไม่ตรวจวิธีบันทึกของไฟล์ต้นทาง
4. ตรวจรายการซ้ำและข้อมูลที่ต้องตรวจสอบ
รหัสคำสั่งซื้อที่ซ้ำจะไม่ถูกสร้างซ้ำ และรายการที่ไม่มีรหัสคำสั่งซื้อจะไม่ถูกสร้างเป็นออเดอร์ ควรตรวจสองกรณีนี้หากจำนวนที่สร้างไม่เท่ากับจำนวนรายการที่เห็นในไฟล์
ออเดอร์ที่มีข้อมูลผู้รับหรือสินค้าไม่ครบสามารถถูกนำเข้าเป็นรายการต้องตรวจสอบได้ ทีมจึงกลับมาดูสิ่งที่ขาด เปิดข้อมูลต้นฉบับ และแก้ไขในระบบก่อนออกเลขพัสดุได้ สถานะพร้อมนำเข้าในหน้าตรวจไฟล์กับสถานะพร้อมออกเลขพัสดุเป็นคนละขั้นตอน
5. ยืนยันและเทียบผลการนำเข้า
ก่อนยืนยัน ให้ตรวจจำนวนรายการพร้อมนำเข้า รายการที่ต้องตรวจสอบ และรายการซ้ำ หลังนำเข้าให้ตรวจผลสรุปและกรองรายการของเพจหรือช่องทางนั้นในหน้าออเดอร์เพื่อเทียบกับไฟล์ที่ใช้
ข้อมูลต้นฉบับที่บันทึกกับออเดอร์ช่วยให้ทีมอ้างอิงกลับได้ การแก้ข้อมูลผู้รับภายหลังไม่ได้หมายความว่าค่าต้นฉบับถูกแก้ตาม ควรเก็บไฟล์ที่ใช้เองด้วย เพื่อเทียบกับแหล่งข้อมูลเดิมเมื่อมีข้อสงสัย